Email hosting là gì? Tổng quan về email hosting bạn nên biết?

Email hosting là dịch vụ lưu trữ email được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất hiện nay. Hầu như các dịch vụ email hosting được các server web có sẵn chỉ cần cấu hình và sử dụng. Tuy nhiên, nhiều bạn vẫn chưa hiểu rõ về dịch vụ này. Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu tổng quan về email hosting nhé!

1. Email hosting là gì?

Email hosting là dịch vụ lưu trữ email trực tuyến, được các nhà cung cấp dịch vụ hosting thêm vào. Dịch vụ thư điện tử này được chạy trên hệ thống máy chủ miễn phí, cho phép người dùng tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản. Các công ty, doanh nghiệp thường dùng email hosting để tăng độ tin cậy và tỷ lệ gửi email thành công.

Bạn có thể sẽ tìm thấy một địa chỉ email được cá nhân hóa bất cứ lúc nào bạn gửi và nhận email đến một doanh nghiệp. Bạn cần phải có một dịch vụ cung cấp email hosting để có được địa chỉ email hiển thị như: [email protected].

Với dịch vụ email hosting, bạn có thể có một hệ thống gửi thư chuyên nghiệp gồm thương hiệu doanh nghiệp. Email chứa tên doanh nghiệp trong địa chỉ sẽ tạo được cảm giác chuyên nghiệp và hợp pháp hóa công ty đối với người nhận.

2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng email hosting?

• Dịch vụ lưu trữ email trực tuyến email hosting cho phép người dùng có thể tạo được những email với một tên miền riêng để khẳng định được tính chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Bạn sẽ không thể tạo được sự đáng tin cậy với đối tác và khách hàng nếu dùng những email của Google hay Yahoo. Độ bảo mật của những email này cũng không được tốt, vì thế thư của bạn sẽ dễ bị đưa vào mục spam hay thùng rác bất kỳ lúc nào.
• Tuy nhiên, ngược lại khách hàng và đối tác của bạn sẽ cảm thấy họ được làm việc với những người chuyên nghiệp và có độ tin cậy cao với những email có một tên miền riêng của công ty. Các dịch vụ email hosting thường không có giới hạn một lượng thư được gửi đi. Vì thế, chúng rất hiệu quả cho những chiến lược xúc tiến các hoạt động kinh doanh của công ty như: thông báo các chương trình khuyến mãi, gửi thư tri ân khách hàng,…
• Các gói email hosting có thể chứa lượng lớn các email, do đó bạn có thể tìm lại được những email cũ đã lâu khi cần. Dịch vụ email này được bảo mật rất tốt, đó cũng chính là lý do mà vì sao rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp đã dần chuyển sang dùng dịch vụ email hosting để đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin cho doanh nghiệp cũng như quản lý mail một cách hiệu quả và tối ưu hơn.
• Thông qua các máy chủ email có thể nhìn thấy mức độ bảo vệ cao hơn. Không chỉ trông điều khoản về phòng chống hacker mà còn sao lưu các hệ thống để bảo vệ email trong trường hợp tai nạn máy chủ.
• Tùy vào đặc điểm và nhu cầu từng công ty mà có nhiều gói dịch vụ email hosting, email doanh nghiệp khác nhau. Bạn cần xác định thật rõ nhu cầu của mình trước khi sử dụng để chọn được một loại email thích hợp nhất cho tính chất công việc của công ty mình.

3. So sánh email hosting và email server

Những email server có một máy chủ riêng biệt nên nó có thể thực hiện việc quản lý trên toàn bộ hệ thống email nội bộ của công ty. Còn với những email doanh nghiệp thì không có, các email hosting cũng cho phép được kiểm soát lượng lớn các email đến và đi.

Các email hosting cũng có độ bảo mật khá cao, tuy nhiên với những email server thì tất cả những thông tin được bảo vệ một cách an toàn hơn. Những email server có tính năng ngăn chặn spam hay virus rất tốt. Email server sẽ có được nhiều kết quả hơn nếu công ty muốn quản lý tất cả các email doanh nghiệp miễn phí nội bộ ở trong công ty hay những email cho các khách hàng, đối tác.

Người dùng có thể kiểm tra các mail của mình ngay trên các web mail hay những phần mềm đã được tích hợp sẵn trong máy tính như Microsoft Outlook khi bạn sử dụng với email server. Với những công ty hay tập đoàn lớn thì nên dùng các email server để có thể bảo toàn được mọi thông tin của doanh nghiệp cũng như khách hàng.

Với những cơ chế ưu việt của email server thì nó đã loại hầu hết những điểm mà ở email hosting chưa từng có. Các email hosting cũng hỗ trợ cho người dùng khá nhiều các tiện ích chẳng hạn như như gửi đi từ email hosting thì luôn nằm trong mục inbox và ngăn chặn được virus, spam, hay việc bảo mật. Tuy nhiên, chúng vẫn còn hạn chế hơn so với những email server

4. Làm thế nào để thành công với email hosting?

Ngày nay, nhu cầu đăng ký email hosting doanh nghiệp đang ngày một tăng. Tuy nhiên, không phải ai cũng dễ dàng thành công và mang lại hiệu quả cao với dịch vụ mail trực tuyến này. Làm thế nào để thành công với email hosting? Hãy tham khảo những chia sẻ dưới đây của chúng tôi nhé!

4.1 Chọn nhà cung cấp uy tín

 

Không ai có thể giải quyết tốt công việc hơn các chuyên gia trong lĩnh vực đó. Nếu đủ khả năng tài chính, hãy chọn các công ty chuyên nghiệp và uy tín, họ thường cam kết các tính năng để đảm bảo quyền lợi của khách hàng. Những quyền lợi mà bạn sẽ được hướng khi sử dụng email hosting từ công ty bán hosting uy tín:

• Hỗ trợ 24/7.
• Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
• Hạn chế tình trạng spam box, Blacklist IP.
• Sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng giúp bảo mật tối đa.
• Cung cấp giao diện quản lý dễ sử dụng.
• Tương thích trên nhiều thiết bị (Laptop, PC, Mobile).
• Tương thích cao với các dịch vụ email Google, Webmail, Outlook, Yahoo,…
• Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.

Email miễn phí của Yahoo, Google và các nhà cung cấp lớn không đáp ứng những chức năng này cho khách hàng.

4.2 Đặt tên email đúng cách

Chọn tên ngắn gọn, có ý nghĩa: Email hosting cho phép bạn dùng email theo tên miền riêng. Bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi nếu tên ngắn, chẳng hạn @aothun.com, @muanhanh.vn,…Còn với những tên dài thì bạn có thể viết tắt để tên mail ngắn gọn hơn, như công ty mona media có thể đặt đuôi email là @mona.vn. Làm thế nào để email nhìn vào rõ ràng, dễ nhận biết và tránh gây nhầm lẫn với tên email của công ty khác.

Đặt tên hệ thống nhóm, phòng ban rõ ràng, nó sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra hiệu quả, tránh gây chồng chéo công việc giữa các phòng. Một số cách đặt tên email phổ biến là sale@…, hotrokhachhang@…, customersupport@…Tên mail của nhân viên cũng cần được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế sự trùng lặp (chẳng hạn Bùi Anh Tuấn là ở phòng sale của VinaHost có thể đặt tên là [email protected]).

Đặt tên hệ thống web, mạng xã hội, blog, các kênh truyền thông khác theo cấu trúc thống nhất. Tính thống nhất là đặc trưng quan trọng nhất trong việc xây dựng thương hiệu của cá nhân hay doanh nghiệp.

Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: Nếu khách hàng đã từng có trải nghiệm không tốt về một công ty có email tương tự với công ty bạn, khả năng cao họ sẽ không mở email của bạn hay thậm chí hơn là cho chúng vào hộp spam. Mặc dù điều đó không quá phổ biến, thế nhưng, việc tìm hiểu kỹ lưỡng cũng sẽ giúp truyền tải thông tin qua dịch vụ email doanh nghiệp được hiệu quả hơn. Và hãy nhớ nên tránh xa những cụm từ được đăng kí bản quyền.

Tránh đặt tên nhạy cảm: Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này lại đã xảy ra khá nhiều. Chẳng hạn: @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng), @buoingon.vn (công ty bán bưởi). Một cái tên như thế không những dễ gây hiểu lầm, khó hiểu, khó nhớ mà còn tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Nên nhớ phải chọn các đuôi tên phù hợp .net, .com hay .vn bạn nhé!

4.3 Tận dụng những phần mềm miễn phí

Bạn có thể sử dụng các công cụ tạo mail doanh nghiệp miễn phí nếu không đủ khả năng về nhân lực và tài chính. Google và Microsoft trước đây có cung cấp email tên miền riêng miễn phí, tuy nhiên hiện nó đã bị “khai tử”. Đó thực sự là một điều đáng tiếc, bởi hầu hết người dùng đều quen thuộc với giao diện và các tính năng của Gmail.

Tuy nhiên, một điều may mắn là các phần mềm tạo email với tên miền riêng miễn phí như Yandex, Zoho, Hotmail,… đã giúp giải quyết điều này. Họ cung cấp các gói dịch vụ miễn phí và trả phí. Gói miễn phí có thể đáp ứng được nhu cầu của bạn nếu không cần nhiều dung lượng và tài khoản email. Riêng Yandex cung cấp đến hơn 1.000 email/ 5Gb cho mỗi tài khoản miễn phí, phù hợp cho những doanh nghiệp nhiều nhân viên. Bạn có thể nâng cấp lên gói trả phí nếu muốn tăng số lượng tài khoản cũng như dung lượng sử dụng.

Có một sự thạt là không hệ thống nào bảo mật 100% và email cung thế. Chỉ khi bạn sử dụng dịch vụ email server riêng thì mới có thể đánh giá được mức độ an toàn của hệ thống email đang dùng. Hầu hết người dùng trên thế giới đều đang dùng các dịch vụ mail có sẵn như Gmail, Hotmail, Yahoo,…Với hệ thống người dùng và dữ liệu khổng lồ, các dịch vụ miễn phí này luôn nằm trong tầm ngắm của tin tặc. Google đã đào tạo đội ngũ hàng trăm chuyên gia chỉ riêng cho mảng bảo mật để giảm thiểu nguy cơ bị hack. Vì thế, hãy cân nhắc kỹ nếu bạn đang có ý định dùng email tên miền riêng miễn phí.

4.4 Chú trọng bảo mật hệ thống

Mỗi ngày có tới khoảng 205 tỷ email được gửi đi trên thế giới, hầu hết không mang ý nghĩa quan trọng và chỉ nhằm mục đích tiếp thị. Tuy nhiên, cũng có đến hàng tỷ email trong số đó có chứa những thông tin nhạy cảm. Một nghiên cứu năm 2011 đã chỉ ra rằng những người không có kiến thức về kỹ thuật cũng có thể hack email của nhay trong vòng 15p chỉ với những hướng dẫn online. Nạn nhân của loại hình tấn công này thường là các doanh nghiệp, chính trị gia, người giàu có. Người dùng bình thường ít gặp phải nguy cơ trở thành mục tiêu của hacker. Thế nhưng, bạn vẫn có thể chịu những ảnh hưởng nhất định như:

• Bị đánh cắp và mất dữ liệu.
• Bị rao bán hoặc đăng tải công khai thông tin và dữ liệu cá nhân.
• Hacker dùng email của bạn để lừa đảo người khác.

Sử dụng email theo hệ thống sẽ giúp công tác kiểm tra và quản lý thuận lợi hơn. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra những lo ngại về vấn đề bảo mật. Vì một khi xảy ra sự cố thì mức độ ảnh hưởng sẽ lan tỏa trong phạm vi hệ thống, chứ không nằm ở cá nhân nữa. Vì vậy, nếu đủ khả năng tài chính, doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ mail của các công ty uy tín như đã nói ở phần trên.

Trên đây là những chia sẻ tổng quan về email hosting, hi vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ mail trực tuyến này. Đừng quên chia sẻ và theo dõi chúng tôi thường xuyên ở những bài viết hữu ích khác nữa nhé!