Vì sao cần đánh giá công cụ, nền tảng công nghệ kỹ trước khi chi tiền?
Đánh giá công cụ, nền tảng và dịch vụ công nghệ là bước mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua khi bị thu hút bởi một buổi demo đẹp mắt. Chúng tôi đã gặp không ít trường hợp chủ doanh nghiệp ký hợp đồng chỉ sau một cuộc trình diễn sản phẩm kéo dài nửa tiếng. Khi đưa vào vận hành thật, họ mới nhận ra công cụ không khớp với quy trình đang chạy.
Hậu quả thường gặp nhất là chi phí chuyển đổi. Doanh nghiệp phải trả thêm tiền để di chuyển dữ liệu, rồi đào tạo lại nhân sự khi buộc phải đổi sang giải pháp khác sau vài tháng. Thời gian bị mất này đôi khi còn đắt hơn khoản phí bản quyền ban đầu.
Một công cụ tốt trên giấy vẫn có thể gây rối khi không kết nối được với hệ thống sẵn có. Chúng tôi từng tư vấn cho một cửa hàng online dùng phần mềm quản lý đơn hàng mới nhưng không đồng bộ với website. Nhân viên phải nhập lại đơn bằng tay mỗi ngày, và phần hiệu quả tiết kiệm được đã biến mất hoàn toàn.
Ba tiêu chí nền tảng bạn nên kiểm tra đầu tiên
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, hiệu năng thực tế, khả năng tích hợp và chi phí dài hạn là ba tiêu chí cần đặt lên hàng đầu. Mỗi tiêu chí trả lời một câu hỏi khác nhau: công cụ có chạy tốt với khối lượng việc của bạn không, nó có khớp với những gì bạn đang dùng không, và tổng chi phí sau hai, ba năm sẽ là bao nhiêu.
Hiệu năng cần được kiểm tra trong điều kiện thật. Những con số quảng cáo thường đo trong môi trường lý tưởng. Doanh nghiệp của bạn có lượng dữ liệu, số người dùng đồng thời và thói quen làm việc riêng, nên hãy yêu cầu bản dùng thử với chính dữ liệu của mình.
Khả năng tích hợp thì nên được liệt kê cụ thể. Hãy hỏi nhà cung cấp công cụ có kết nối trực tiếp với website, kho dữ liệu khách hàng và phần mềm kế toán bạn đang dùng hay không. Nếu câu trả lời là phải qua một bước xử lý thủ công trung gian, bạn nên cân nhắc kỹ hơn về khối lượng công việc phát sinh.
Chi phí dài hạn thường bị đánh giá thấp. Phí đăng ký ban đầu chỉ là một phần. Bạn nên tính thêm phí nâng cấp gói, phí lưu trữ tăng theo dữ liệu, chi phí đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật. Khi cộng tất cả lại, một giải pháp rẻ ban đầu có thể trở thành lựa chọn đắt nhất.
Tham khảo đánh giá từ người dùng đã triển khai thực tế
Đánh giá do nhà cung cấp công bố thường đẹp đẽ và thiếu những điểm yếu thật. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn tìm đến những doanh nghiệp có quy mô và ngành nghề tương tự đã dùng công cụ đó ít nhất vài tháng. Hãy hỏi họ về những khó khăn gặp phải trong quá trình triển khai, không chỉ về tính năng nổi bật.
Phản hồi tiêu cực đôi khi có giá trị hơn lời khen. Ví dụ, một người dùng cho biết báo cáo xuất file chậm khi dữ liệu vượt một ngưỡng nhất định. Thông tin này giúp bạn chuẩn bị sẵn phương án, thay vì phát hiện vấn đề sau khi đã ký hợp đồng dài hạn.
Hạ tầng hiện tại ảnh hưởng thế nào đến việc đánh giá công cụ mới
Trước khi ký với bất kỳ nhà cung cấp phần mềm nào, chúng tôi luôn nhắc khách hàng kiểm tra hạ tầng hiện tại. Một công cụ dù mạnh đến đâu cũng khó phát huy nếu máy chủ, băng thông hay cơ chế bảo mật của bạn không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật tối thiểu. Đây là lý do việc đánh giá công cụ không thể tách rời khỏi đánh giá nền tảng vận hành.
Với dữ liệu nhạy cảm như hồ sơ nhân viên hay thông tin khách hàng, yêu cầu càng cao. Bạn nên tham khảo yêu cầu hạ tầng khi lưu trữ dữ liệu nhân viên an toàn để biết những tiêu chuẩn cơ bản cần đáp ứng trước khi triển khai.
Chi phí vận hành hạ tầng cũng cần được tính vào tổng chi phí công cụ. Nếu bạn đang cân nhắc giải pháp cần nhiều tài nguyên, hãy xem qua chi phí duy trì một website mỗi năm mà chúng tôi từng tổng hợp để có con số tham chiếu. Với công cụ có lưu lượng dữ liệu lớn, băng thông là gì và cần lưu ý gì khi chọn dịch vụ cũng là kiến thức nên nắm trước khi quyết định.
Nếu bạn đang chuẩn bị cho một dự án lớn hơn, nên đối chiếu thêm với hướng dẫn của IBM về điện toán đám mây để hiểu rõ hơn các mô hình triển khai hạ tầng và sự khác biệt giữa chúng.
Lập bảng so sánh để cả đội cùng nhìn một bức tranh
Chúng tôi khuyên bạn ghi lại các công cụ đang cân nhắc vào một bảng đơn giản, gồm ưu điểm, hạn chế, chi phí và mức độ phù hợp với quy trình hiện tại. Khi thông tin nằm rải rác trong email và ghi chú cá nhân, mỗi người sẽ nhớ một phần khác nhau và cuộc họp chốt phương án thường kéo dài mà không đi đến kết luận.
Bảng này không cần đẹp. Điều quan trọng là mọi người cùng dựa vào một nguồn thông tin, và bạn có thể bổ sung dần sau mỗi lần thử nghiệm.
Kết luận
Đánh giá kỹ trước khi đầu tư giúp bạn tránh lãng phí chi phí chuyển đổi. Nhiều doanh nghiệp chỉ rút ra bài học này sau ít nhất một lần chọn sai. Hãy bắt đầu bằng thử nghiệm ở phạm vi nhỏ, kiểm chứng hiệu năng với dữ liệu thật và hỏi kỹ về khả năng tích hợp trước khi mở rộng.
Một quyết định công nghệ được cân nhắc từ đầu thường tiết kiệm hơn nhiều so với việc sửa hậu quả sau khi đã đầu tư sai hướng. Nếu cần, đội ngũ của chúng tôi sẵn sàng giúp bạn rà soát hạ tầng và đưa ra gợi ý phù hợp với quy mô hiện tại.